اسکن تصاویر
دیجیتال سازی اسناد و مدارک دارای بخش ها و نکته های متعدد و بسیار پیچیده ایست که گاها فرایند دیجیتال سازی را با اختلالاتی روبرو می کند. همین امر موجب می شود تا مدیران عامل و صاحبان کسب و کار های کوچک و بزرگ از دیجیتال سازی سرباز زنند. یکی از این دغدغه های شیوه های صحیح اسکن تصاویر است. در این خصوص لازم به یادآوری است که با توجه به پیشرفت هایی که در این زمینه صورت گرفته است امروزه دنیا در بحث دیجیتال سازی و ایجاد آرشیو اسناد و مدارک با مشکلی روبرو نیست. از همین رو می توان تنها با بهره گیری از یک اسکنر ساده و یک نرم افزار به خوبی به دیجیتال سازی اسناد و مدارک با اندازه ها، فرمت ها و گونه های مختلف مانند نقشه، عکس، رادیولوژی و حتی میکروفیلم های پرداخت.
مدیریت اسناد
از اصلی ترین چالش های پیش رو برای یک سرپرست در سیستم و یک مدیر در یک اداره، شیوه مدیریت اسناد و مدارک است. از این رو همواره این افراد به دنبال روش های جدید برای کسب جایگاهی بالاتر و شیوه هایی آسان تر برای مدیریت اتاق های بایگانی خود هستند. امروزه با بهره گیری از سیستم های رایانه ای این موضوع نیز به خوبی برطرف شده است به گونه ای که می توان تنها با اشاره و چند کلیک ساده به مدرک مورد نظر دست پیدا کرد و در عین حال از ایمنی و دور ماندن آنها از خطرات و عامل خارجی نیز اطمینان حاصل کرد. در پی درخواست و دستور دیوان محاسبات کشوری تمامی شرکت های خصوصی، نیمه خصوصی و دولتی موظف هستند که در سریع ترین زمان ممکن نسبت به دیجیتال سازی اسناد و مدارک خود اقدام کرده و یک نسخه دیجیتال یا میکروفیلم شده را به این نهاد دولتی ارائه دهند.
نرم افزار آرشیو اسناد
استفاده از سیستم های رایانه ای شرایی را فراهم کرده است که در ادارات و شرکت ها استفاده از کاغذ روز به روز کاهش پیدا کرده و جای خود را به سیستم های رایانه ای و هوشمند می دهند. یکی از همین مباحث بهره گیری افراد و سازمان ها از نرم افزار آرشیو اسناد جهت ایجاد بایگانی هایی ویژه است. این بایگانی ها، با دسترسی محدود برای هر فرد، ذخیره شدن در یک فضای ابری و یا یک فضای فیزیکی بسیار کوچک به مدیران و صاحبان کسب و کار ها این امکان را می دهد تا علاوه بر حفظ امنیت و ایمنی از اسناد و مدارک خود، دسترسی به آنها را ساده تر کرده و روند رسیدگی به نیاز های اربابان رجوع را سریع تر کنند.
